Rotinas

Estimated reading: 9 minutes

As Rotinas, também conhecidas como check-lists, são um conjunto de tarefas que devem ser executadas durante a manutenção preventiva. Elas também são utilizadas para criar inspeções rotineiras ou que tem periodicidade diária ou semanal.

Veja abaixo um vídeo explicando como criar as rotinas de acordo com a sua necessidade. Caso prefira seguir um tutorial escrito passo a passo, veja logo após o vídeo.

As rotinas das manutenções preventivas são tarefas programadas para serem realizadas durante a manutenção preventiva, como checagens, medições, ajustes e calibrações. A manu lhe permite criar as tarefas a serem executadas sob forma de perguntas e vincula com as respostas esperadas (resultado da tarefa em conformidade) ou não esperadas (não-conformidade). No caso de uma não conformidade, a Manu irá lhe fornecer a opção de fazer justificativa explicando porque aquela tarefa não foi executada ou está não-conforme. Ao final irá listar as inconformidades e perguntar se deseja abrir uma ordem de serviço corretiva. Essa ordem é para resolver o problema encontrado na preventiva que não fazia parte da rotina (inconformidade ou defeito), de forma a separar corretamente o serviço de preventiva do serviço de corretiva.

Antes de criar uma rotina, você precisa definir se deseja usar uma sequencia programada ou uma periodicidade como base de agendamento. Use uma sequência quando vc tem diversas rotinas diferentes ao longo do ano e deseja definir os meses onde cada rotina será executada. Use a periodicidade quando você tem rotinas iguais que serão marcadas respeitando uma periodicidade, por exemplo bimestral (mesma rotina executada a cada 2 meses).

Para criar as rotinas, você irá selecionar o menu Serviço, submenu Manutenção Preventiva, clicar no tab Rotina e depois no botão Rotina + , conforme ordem sinalizada na figura abaixo.

O próximo passo é cadastrar as rotinas e criar o checklist através de perguntas ou tarefas a serem executadas. Para isso siga a ordem da figura abaixo:

Nome da Rotina: Escolha um nome para a rotina que a identifique dentro da sequência de aplicação anual. Siga uma padronização como modalidade abreviada- modelo/tipo-fabricante-sequencia, por exemplo: Split-hi wall-todos-Mensal. Essa informação sinaliza que será a primeira rotina mensal de um ar condicionado split (modalidade) do fabricante "Todos os fabricantes" para o modelo/tipo High wall.
Modalidade: Escolha a modalidade ou tipo de equipamento. Sempre lembre que ela deve ser idêntica a modalidade associada ao equipamento lá no cadastro de ativos.
Periodicidade: Escolha uma das periodicidades previamente cadastradas, ou seja, de quanto em quanto tempo vou executar essa rotina/MP.
Tempo/Duração da Rotina: Defina o tempo de duração estimado para essa rotina. Atente para o fato de que essa informação deve ser o mais precisa possível, uma vez que ela será utilizada para alocar os tempos as ordens de serviço dos técnicos na agenda. Ou seja, se você colocar 480 (8h=480mins), a Manu irá alocar 8h na agenda do técnico para executar apenas essa rotina. Procure essa informação no manual de serviço do fabricante ou com um técnico que já tenha realizado essa rotina anteriormente.
Ativo?: O padrão sempre é SIM. Você mudará o status para NÃO somente quando não for mais utilizar essa rotina e não pode apagá-la pois já fez agendamentos passados que ainda precisam ser finalizados.
Clique no botão Salvar para iniciar o cadastro das tarefas ou perguntas associadas a essa rotina/check-list.

Após clicar em Salvar no passo 6 acima, você irá clicar no botão que surgiu chamado Tarefa+ e irá abrir uma janela/modal chamada Cadastro de Tarefas e Checklists, na qual você irá começar a adicionar as tarefas ou perguntas do checklist. Para isso siga os passos da figura abaixo:

Clique no botão Tarefa+ para abrir a janela de cadastro das tarefas que farão parte do checklist.
Nesse passo escreva a tarefa ou se preferir, a tarefa escrita sob a forma de pergunta, de modo que o técnico possa responder com Sim ou Não, Conforme ou não conforme, etc
Selecione o tipo de resposta que você espera para essa tarefa. Existem 4 tipos:
- Resposta única: Quando o técnico só poderá escolher uma das opções de resposta. O mesmo que escolha única.
- Resposta múltipla: Permite que o técnico possa escolher mais de uma alternativa. O mesmo que múltipla escolha.
- Texto: Permitirá ao técnico entrar com um texto alfanumérico ou explicação sobre uma informação que você deseje coletar.
- Numérico: Permitirá que o técnico entre apenas com números. Esse modo é utilizado para medições e quando vc irá necessitar realizar cálculos e montar relatórios em cima desses valores capturados.
Marque o checkbox "Exige Foto" caso a tarefa demande que o técnico tire uma foto. É permitido tirar até duas fotos antes da tarefa e duas depois, evidenciando as diferenças. Utilize com muito critério pois pedir fotos de várias rotinas vai tomar mais tempo do técnico no campo e espaço nos relatórios, assim como espaço de armazenamento do sistema, gerando maior custo mensal por Gbyte.
Clique no botão Editar para introduzir a primeira resposta, normalmente a resposta esperada, ou seja, aquela que indica que a ação foi executada ou que está tudo correto. Também é possível adicionar a resposta com um duplo clique na célula.
Esse item mostra a célula onde você irá escrever a resposta esperada para aquela tarefa. Obviamente ela vai variar em função da sua pergunta.
Clique no botão Adicionar Linha para introduzir as próximas respostas possíveis para a sua tarefa. Então digite na célula aberta a próxima resposta possível.
Marque o check box "Resposta Esperada" para a linha na qual você digitou a alternativa que o técnico irá marcar quando tudo ocorre normalmente, ou seja, em conformidade com o esperado para aquela tarefa.
Finalmente clique em Salvar e nova tarefa se desejar adicionar uma próxima tarefa ou em Salvar para salvar e finalizar o trabalho.

Ao finalizar o passo 9 acima, você estará na tela abaixo, onde poderá visualizar as tarefas e respostas que criou. Caso queira editar alguma tarefa, apenas clique na resposta e abrirá a janela de cadastro novamente. Clique no botão Voltar para a tela de Rotinas (passo 1) ou no botão Aplicar Alterações para salvar a rotina que editou. Clique em Excluir se quiser excluir toda a rotina.

Clonando uma rotina

Clonar ou criar uma cópia de uma rotina evita o trabalho de criação/digitação de uma nova rotina do zero. Para isso, siga os passos indicados na figura abaixo:

Clique no botão Clonar na linha da rotina que deseja clonar/copiar, então irá abrir uma janela de clonar rotinas e tarefas.
Nesse passo escolha a nova periodicidade que você deseja.
Então escolha um novo nome para a sua rotina. Lembre de colocar a periodicidade entre parênteses ou indicar qual é essa rotina (ordem de execução)
Caso queira alterar o tipo de equipamento ou modalidade é só escolher nesse passo.
Nesse passo são mostradas todas as tarefas/perguntas que podem ser clonadas. Caso não queira copiar alguma, é só desmarcar o checkbox correspondente.
Clique no botão Clonar para efetuar a cópia modificada da sua rotina. Após isso é só editar a rotina e acrescentar as demais tarefas que desejar, nunca esquecendo de salvar ao final da edição.

Pronto!…a nova rotina estará disponível na tela de rotinas. Se desejar editá-la para ajustar ou adicionar tarefas, basta clicar no ícone do lápis ao lado do nome da rotina.

Utilize o processo de clonagem para cadastrar as suas rotinas rapidamente. O processo de cadastro de rotinas pode ser um pouco trabalhoso porém é feito apenas uma vez e fica bem rápido com o processo de clonagem….mãos a obra!