Manutenções Preventivas

A Manu simplifica o planejamento das MPs realizando a geração e agendamento de todos os equipamentos de um contrato de uma única vez e para o ano todo, no entanto, possui flexibilidade permitindo que você faça o agendamento passo a passo escolhendo quais rotinas, periodicidades, equipamentos e datas deseja agendar. Além disso o sistema captura o horário de atendimento do seu contrato para estabelecer os limites de agendamento diário e os tempos das rotinas de cada tipo de equipamento para programar a duração de cada ordem de serviço gerada. Por fim o sistema permite fazer download do agendamento em uma planilha excel e enviar para o seu cliente dar o “de acordo” ou sinalizar as datas que não poderão ser agendadas.

Para lhe mostrar como fazer o planejamento e agendamento das manutenções preventivas (MPs), criamos um tutorial escrito e um vídeo demonstrativo(logo abaixo). Essa é uma das principais e mais úteis ferramentas de automação da Manu, então use sempre no seu planejamento, principalmente se o seu volume de MPs for alto.

Caso prefira o tutorial escrito, siga as orientações das telas abaixo. Primeiro selecione o menu serviço (1), depois selecione o submenu Manutenção Preventiva (2), então selecione o tab Manutenção Preventiva (3) e clique no botão Preventiva + .

Assim você entrará na tela de configuração das MPs e fará isso em dois passos:

Passo 1: Siga a sequência da imagem abaixo para o entendimento.

1. Marque o check box “sem contrato?” se deseja realizar um agendamento de preventiva em um cliente sem contrato. Isso é utilizado somente quando você vende o serviço de manutenção preventiva de forma avulsa.
2. Selecione o cliente ou a unidade onde fará a MP.
3. Selecione o contrato com os ativos que deseja fazer o agendamento das MPs.
4. Selecione o modo de execução:Periodicidade: Utilizada para agendar rotinas iguais separadas por determinada periodicidade. Lembre de ajustar a data de final do contrato caso contrário a Manu marcará a mesma MP mês a mês até o final do contrato. Caso suas MPs tenham rotinas diferentes, use a periodicidade quando por exemplo, quiser marcar apenas para um mês.

   Sequência pré-definida: Utilizada para agendar rotinas na sequência definida previamente para esse tipo de equipamento. Lembre que se vc não limitar o mês de final do contrato/agendamento, a Manu irá gerar todas as MPs até o final do contrato de acordo com a sequência escolhida.

5. Entre com o tempo médio de deslocamento ou intervalo de tempo entre o fim de uma MP e o início da outra no mesmo dia. Isso serve para contabilizar o deslocamento do seu técnico de campo dentro da agenda diária.
6. Caso tenha optado por utilizar uma sequência pré-definida no passo 4, escolha agora a sequência que deseja utilizar.
7. Caso tenha escolhido utilizar periodicidade no passo 4, selecione agora quais as periodicidades que deseja fazer os agendamentos.
8. Nesse item, selecione as rotinas que deseja utilizar no agendamento. Para selecionar mais de uma utilize a tecla CTRL + click do mouse ou selecione a desejada e arraste o mouse para selecionar as seguintes.

Agora vamos fazer o passo 2 da configuração, conforme a figura abaixo.

1. Selecione a data e hora do agendamento da primeira Manutenção Preventiva.
2. Esse campo mostra a data final do contrato, porém pode e deve ser alterado para marcar o final do agendamento das MPs. Por exemplo, se quiser marcar apenas as MPs do mês seguinte coloque a data do final do mês seguinte.
3. aqui você define se quer repetir as MPs no mesmo dia do mês que marcou a primeira MP ou se deseja repetir num determinado dia da semana. Normalmente se escolhe um dia da semana para evitar do agendamento cair num sábado ou domingo. Lembre que a Manu utilizará o calendário de horários do seu contrato para definir os horários de início e fim do agendamento.
4. Se optou pelo dia da semana no campo anterior, então selecione aqui o dia da semana escolhido.
5. Selecione o técnico responsável por realizar as MPs que serão agendadas.
6. Nesse campo de observações, procure colocar os detalhes da MP como equipamento, periodicidade, etc, enfim algo que ajude o técnico a identificar qual MP será agendada (Esse campo é opcional)
7. Depois de finalizar o passo 6, clique no botão
   Próximo >
   para ir para a tela de seleção de ativos, conforme a figura abaixo:

1. Nesse item você verá o resumo do que foi selecionado nos passos 1 e 2 para conferência. Caso perceba algo errado pode clicar no botão
   <
   para voltar pro passo anterior e fazer os ajustes. Caso ajuste algo na tela, vai aparecer o botão
   Atualizar
   para salvar os ajustes antes de seguir para o próximo passo.
2. Aqui você seleciona todos os ativos (equipamentos) ou apenas os que desejar criar a programação de MPs.
3. Clique no botão
   Próximo >
   para visualizar a tela de Agenda Prévia conforme abaixo:

1. Na programação gerada, caso ocorra conflito de compromissos na agenda do técnico ou seja necessário hora extra, a linha será pintada de vermelho ou amarelo respectivamente. Para resolver consulte a agenda do técnico clicando no botão
   Consultar Agenda
   de modo a achar um horário vago e dê um duplo click na célula onde está o conflito para editar e ajustar o dia e hora manualmente. Não esqueça de ajustar a data e hora do término também somando o tempo dessa rotina. Após ajustar clique em
   salvar
   (passo 4).
2. o item 2 mostra a célula onde você pode dar um duplo click para editar e ajustar o dia e hora manualmente.
3. Para enviar a programação criada para o seu cliente, clique no botão
   Ações
   , depois selecione
   Fazer Download
   . Na janela aberta selecione o formato excel, marque o checkbox “enviar como e-mail” e preencha os campos do e-mail conforme desejar. Seu cliente receberá a programação por e-mail num arquivo excel e poderá lhe responder para o seu e-mail definido no texto se a programação está adequada a agenda dele ou se precisa ajustes. Caso seja necessário ajustar, basta voltar nesse agendamento novamente e ajustar as datas e horas conforme sugestão do cliente.
4. Sempre clique em salvar
   Salvar
   após editar qualquer célula agenda. O sistema irá então validar novamente a data e hora ajustada para verificar se o conflito ainda existe.
5. Clique em
   Consultar Agenda
   para consultar a agenda do técnico em caso de conflito e necessidade de ajuste. Uma dica é abrir a agenda da Manu em outro tab de modo a não sair dessa tela e ter uma visão que lhe permita ajustar os compromissos do técnico.
6. Clique no botão
   Sair
   se quiser deixar o seu agendamento salvo na tela de MPs e aguardar pelo “de acordo” do cliente. Após o cliente confirmar, clique no lápis para editar o agendamento e clique duas vezes em próximo para chegar nas mesmas datas novamente.
7. Clique no ícone da
   Lixeira
   se quiser excluir o agendamento e começar tudo do zero novamente. As vezes quando o número de conflitos é muito alto, é melhor ajustar a agenda do técnico de modo que tenha disponibilidade para a data desejada.
8. Clique no botão
   Finalizar
   somente se você tem certeza que as datas estão corretas e que o cliente concorda com elas, então a Manu irá criar e agendar todas as ordens de serviço das MPs, colocar na agenda do técnico escolhido e na agenda do responsável 1 do contrato, que então poderá monitorar as MPs pela agenda na web ou através do APP da manu.

Sugestão de texto de e-mail para o seu cliente:

Prezado cliente, por gentileza verifique se a programação de agendamento das manutenções preventivas referentes ao contrato XXXXXX podem ser agendadas nas datas e horas desse arquivo anexo de modo que o técnico possa executá-las adequadamente. Caso não seja possível utilizar  alguma das datas, favor sinalizar e responder quais datas e horas estão disponíveis por e-mail para [email protected]

Sugestão

Envie primeiramente o e-mail para a sua caixa postal/e-mail. Então abra o arquivo excel e adicione as colunas para o seu cliente dar o OK ou sugerir o novo dia/hora e depois envie para o seu cliente. Assim o seu cliente já responderá o e-mail pra você com o arquivo excel e todas as sugestões de mudança definidas

Caso o seu contrato possua muitos equipamentos, procure fazer o agendamento a cada mês ou a cada 3 meses de modo a não gerar um volume de OS muito grande, o que pode causar dificuldade para o seu cliente revisar e aceitar todos ao mesmo tempo, afinal podem ser geradas centenas de OS num único agendamento de contrato.

MUITO IMPORTANTE

Sempre confira com cuidado os dias e horários previamente agendados, os equipamentos e rotinas escolhidas antes de clicar no botão
Finalizar
, caso contrário o sistema irá gerar centenas de MPs erroneamente e o processo de apagar essas MPs é individual.